¿Cómo integrar Google Sheets?
En este artículo aprenderás a integrar las planillas de cálculo de Google (Google Sheets) para organizar la comunicación con tus usuarios.
Lectura estimada: 06 minutos
Conecta tu cuenta de Google Sheets y ten tus bases de datos accesibles desde tu bot. De esta manera, podrás tener la información que necesites comunicar siempre actualizada de manera simple y rápida. Mira el paso a paso de la integración:
Paso 1 : Ve a Menú>Canales e Integraciones>Integraciones y selecciona Google Sheets. Haz click en Conectar.
Paso 2 : Haz click en Dar permisos al bot. A continuación, selecciona una cuenta de Google para continuar.
Selecciona los servicios a los que podrá acceder Botmaker y haz click en Continuar.
Luego visualizarás la integración de Google Sheets habilitada con tu cuenta en Botmaker.
Haz click en cerrar. Podrás ver que ahora Google Sheets se muestra en la sección de aplicaciones ya integradas en la plataforma Botmaker.
Crea un registro
Cuando se usa la acción "Crear registro" el bot suma la información que se desee a una planilla de Google Sheets (seleccionada). Para usar esta acción sigue el paso a paso a continuación:
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Paso 1: Crea una intención para Google Sheets en el bot o suma en la intención que desees la acción " Crear registro en Google Sheets". Esta debe ser la primera acción a agregar. Entonces, cuando el cliente se ponga en contacto contigo, el sistema ya comprobará inmediatamente la acción de Google Sheets y sucesivamente la información del cliente.
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Paso 2: Dentro de esta acción, selecciona una de las planillas que tengas guardadas en tu Google Drive.
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Paso 3: La acción reconoce los títulos de las distintas columnas automáticamente, por lo que simplemente completa con la variable de la que desees tomar los datos. En la medida que esas variables vayan tomando valores, se irán cargando al Google Sheets en la columna especificada.
Incorporar datos de Google Sheets
Incorporar datos de Google Sheets es muy fácil. En la intención que desees, agrega la acción "Incorporar datos de Google Sheets" y completa todos los pasos. Sigue el paso a paso a continuación:
Paso 1: Selecciona la planilla de Google Sheets que desees integrar con Botmaker.
Paso 2: Selecciona la variable ${platformContactID} que es la variable que almacena el número de teléfono del usuario. Esta será la variable correspondiente a los datos que el sistema comprobará en la hoja de cálculo.
Paso 3 : Indica a qué intención será remitido el cliente si el sistema no encuentra sus datos en la planilla de cálculo. En este caso, se puede crear una nueva intención con un flujo determinado que se desea que sigan esos clientes cuyos datos no están en la planilla.
Paso 4 : Inserta el nombre de la columna de Google Sheets (como se muestra en el ejemplo) donde se encuentra el número de teléfono de los usuarios o los datos que le solicitaste buscar en el sistema en el paso 2.
Paso 5: Añade la columna de la planilla de cálculo que contiene el nombre del agente. De esta manera, cada vez que el sistema encuentre esta información en la planilla de cálculo, creará una variable/etiqueta (que se asigna a la derecha del chat del usuario) con este nombre de la columna del paso 5 (Operador/Agente).
Nota: Adicionalmente, luego de configurar la acción de la hoja de cálculo, en el flujo del bot (no es necesario que esté abajo, puede estar en un flujo siguiente porque el cliente ya habrá sido verificado en el menú inicial), puedes añadir/condicionar las acciones. Por ejemplo, puedes añadir una acción de “Asignar conversación a agente específico” con la condición ${operador} tiene datos>agente para la asignación ${operador}, es decir, al contactar, el sistema comprobará el número de teléfono del usuario en la hoja de cálculo, al identificarlo lo vinculará con el agente (operador) de la hoja de cálculo y asignará la conversación automáticamente para este agente responsable.
¡Listo! Ya puedes recuperar los datos de tus planillas para optimizar la comunicación con tus clientes.
Recuerda visitar nuestro Centro de Ayuda para mayor información.
Escrito por: Equipo Botmaker
Actualizado: 28/10/2021